Основи трудового законодавства та правових знань 2 група І курс
Тема: Трудові книжки. Постанова Кабінету Міністрів України
"Про трудові книжки працівників"
Трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує страж роботи, а також дає змогу власнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника. Питання щодо ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і облік регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. № 301 „Про трудові книжки працівників"...
Чинним законодавством на працівників покладається обов’язок при прийнятті на роботу подати власнику чи уповноваженому ним органу належно оформлену трудову книжку, а на власника – забезпечити ведення трудових книжок.
Слід зазначити, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.
Проте, на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.
Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.
До трудової книжки вносяться:
відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;
відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
При цьому записи про застосування до працівника стягнень до трудової книжки не заносяться.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Усі записи до трудової книжки мають бути виконані арабськими цифрами (число і місяць - двозначними).
Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).
У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис.
Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.
Слід зазначити, що окремим рядком до трудової книжки заносяться з посиланням на дату, номер і найменування відповідних документів такі відомості:
про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, коли навчальні заклади вносять записи про навчання на денних відділеннях для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки;
про роботу як членів колгоспу - у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;
про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку.
безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.
Щодо стосується ведення трудових книжок працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), то слід зазначити, що трудові книжки зазначених працівників зберігаються безпосередньо у працівників.
Зазначені фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.
Унесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.
Слід зазначити, що у тому разі, коли в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.
Щодо видачі трудової книжки у разі звільнення необхідно відмітити, що у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.
На власника або уповноваженого ним органу покладається обов’язок щодо видачі працівникові його трудової книжки в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органа працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника.
Разом з цим, слід зазначити, що на підприємстві ведеться документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок, а саме, книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
Зазначені книги обліку мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
Чинним законодавством на на керівника підприємства, установи, організації покладено відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок.
Як роботодавець, так і працівник зможуть (звісно, за наявності електрики, комп’ютера та доступу до інтернету) мати доступу до інформації про набутий працівником стаж для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Зокрема – для обрахунків виплат у разі тимчасової втрати працездатності (лікарняного).
Одним з головних аргументів на користь запровадження електронних трудових книжок було їх використання для призначення пенсії. Тепер електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам, себто Пенсійному фонду, призначати особі пенсію автоматично, без необхідності звернення такої особи. Утім, за останньої зберігається право вибору для поліпшення запропонованого Пенсійним фондом розрахункового розміру. Так указана особа може надати відомості про отримувану заробітну плату за період до 2000 р., тобто до запровадження персоніфікованого обліку. Також можна відтермінувати свій вихід на пенсію, щоб отримати підвищення до пенсії на 0,5–0,75 % за кожний повний місяць роботи після досягнення пенсійного віку.
Зверніть увагу, що ніхто не говорить, що паперові трудові книжки опинилися «поза законом» – на вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, така трудова книжка оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Простіше кажучи, якщо працівник бажає, то роботодавець повинний паралельно з електронним обліком трудової діяльності також вносити і до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.
Важлива відмінність – тепер паперова трудова зберігається саме у працівника (раніше роботодавці з числа юридичних осіб зберігали їх у себе протягом усього періоду роботи працівника). Щоправда не все так однозначно – через відсутність прямої вказівки у законодавстві частина фахівців вважає, що нема підстав для роботодавця негайно віддавати наявні в нього паперові трудові книжки працівникам.
Ми, зі свого боку, радимо вчинити обережно: після виконання обов’язку щодо перенесення відомостей до реєстру видати такі книжки їхнім власникам за наявності письмових заяв працівників про них. Однозначно обов’язок з видачі зберігаємих трудових книжок працівникам в обов’язковому порядку виникне у роботодавця після внесення до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників.
Таку видачу неодмінно організовуйте «під підпис» — вочевидь найкраще буде видати про це наказ (розпорядження) та фіксувати в єдиному акті видачу трудових книжок працівникам, які підтвердять цей факт своїми «живими» підписами.
Що запровадження е-трудових змінило у прийнятті на роботу та звільненні
При прийомі на роботу з 10.06.2021 р. новий працівник повинен надати трудову книжку (за її наявності) або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб. Якщо це особа, яка приймається на роботу вперше, то вона вправі вимагати оформити їй паперову трудову книжку. Це, як і раніше, слід зробити протягом днів після прийняття на роботу.
Зверніть, будь ласка, увагу, що змінилися і правила стосовно дій роботодавця щодо працівника, який звільняється: в день звільнення необхідно видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у статті 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника.
При цьому видати належним чином оформлену трудову книжку потрібно буде тому працівнику, що був працевлаштований до 10.06.2021 р., а після цієї дати звільняється і щодо якого не завершено процедуру включення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Якщо ж відомості вже внесено, то роботодавець зобов’язаний внести запис про звільнення встановленої форми до паперової трудової книжки, яка зберігається в працівника, лише на вимогу останнього.
Як вносять відомості про трудову діяльність до реєстру
Хто ж буде вносити відомості до електронної трудової книжки? Законотворці підійшли до цього доволі ліберально: відомості про трудову діяльність можуть вносити як сама застрахована особа, тобто працівник, так і роботодавець. Робити це слід через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Туди повинні потрапити скановані або оцифровані копії передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо) з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису.
Документи про освіту, про народження дітей, про службу в армії також скануються і вносяться до електронної трудової книжки, адже вони впливають на обрахунок стажу, а відповідно мають бути зафіксовані в Реєстрі застрахованих осіб.
Звертаємо вашу увагу на те, що органи ПФУ в своїх повідомленнях озвучували такі вимоги до скан-копій документів:
— кольоровість скан-копії;
— необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки в хронологічному порядку;
— скан-копії повинні бути чіткими (тому рекомендована роздільна здатність сканування – 300 dpi), відображати усі реквізити документа;
— скануванню підлягають всі заповненні сторінки розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» та вкладиші оригіналу трудової книжки;
— файл повинен бути у форматі jpg (якщо кожну сторінку паперової трудової сканувати окремо як JPG-файл) або pdf (якщо ви зробили повний документ зі всіма сторінками трудової книжки);
— розмір одного файла не повинен перевищувати 1 Мб.
Після заповнення роботодавцем або громадянином анкети та прикріплення скан-копій спеціалісти територіальних органів Фонду переводять їх у цифровий формат. Крім того, спеціалісти Фонду здійснюють звірку записів трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб. У підсумку формується кінцевий варіант електронної трудової книжки. Коли трудова книжка успішно оцифрована, то дані про періоди роботи і наявний страховий стаж можливо переглянути в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг Фонду.
Саме тривалий, аж п’ять років, перехідний період має послужити для включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою.
Влада запевняє, що відомості електронної трудової книжки надійно захищені від шахраїв та зловмисників: ці дані акумулюють в Реєстрі застрахованих осіб, де мають відповідний кібер-захист.
Щодо працівників, які перебувають у трудових відносинах станом на 10.06.2021, роботодавець сканує трудові книжки та передає до ПФУ. Порядок і черговість такого подання відомостей повинен був визначити ПФУ за погодженням з Мінсоцполітики – саме цього вимагає п. 5 ч. 4 ст. 20 Закону про ЄСВ. Щоправда, такий нормативний акт ще не набрав чинності, а тому наразі доводиться орієнтуватися на звичайні роз’яснення, які видають ПФУ та його органи чи Мінсоцполітики через новинні публікації на своїх сайтах.
Зверніть увагу, що коли такі відомості подає роботодавець, то працівник повинен надати йому згоду на обробку персональних даних. Копію такої згоди також слід переслати до ПФУ.
Перед тим, як роботодавець почне сканувати паперової трудові книжки, йому варто переконатися в правильності її заповнення, зокрема щодо першої сторінки, а саме про:
— вірність вказання ПІБ та дати народження працівника;
— наявність та достовірність підпису власника трудової книжки;
— наявність підпису особи, відповідальної за видачу трудової книжки, та печатки юридичної особи, яка внесла перший запис до трудової.
Також варто перепитати у працівника (працівниці) чи не мала місце з моменту видачі книжки зміна ПІБ, а якщо вона була й це не відображено у трудовій, то слід зробити такий запис. Підставою буде паспорт, свідоцтво про шлюб або свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові.
Найбільш дотошні кадровики роботодавців можуть також перевірити правильність записів у розділі «Відомості про роботу» паперової трудової книжки: як відомості про роботу (включно з сумісництвом), так і щодо переведення на іншу роботу (посаду), присвоєння певного рангу або розряду, прийняття присяги державного службовця або посадової особи місцевого самоврядування, звільнення з роботи. Пам’ятайте, що виправлення виявлених помилок чи описок слід робити у суворій відповідності з вимогами Інструкції про трудові книжки.
Звісно ж, видача роботодавцем всіх наявних у нього паперових трудових книжок їхнім власникам не означатиме, що він зможе спочивати на лаврах: надалі всі відомості про трудову діяльність працівників потрібно буде вносити до Реєстру застрахованих осіб. До Реєстру потрапляють з 10.06.2021 р. усі відомості про трудову діяльність: про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення.
Як працівнику самому внести відомості про себе до Реєстру
Працівнику для передачі даних з паперової трудової книжки Пенсійному фонду попередньо слід переконатися в наявності актуального електронного підпису та зареєструватися на вебпорталі ПФУ. Потім увійдіть до свого особистого кабінету на цьому порталі за допомогою КЕП (кнопка «Вхід» буде праворуч вгорі).
Оберіть зліва пункт меню «Відомості про трудові відносини», в ньому – підпункт «Відомості про трудові відносини». Ось тут і треба поставити відмітку біля «Я даю згоду на передачу та обробку моїх персональних даних», а потім завантажити скан-копії документів про свою трудову діяльність (якщо інформація про відповідний період відсутня в базі ПФУ). Потім накладіть електронний підпис. Результат обробки звернень буде відображатися в особистому кабінеті у розділі «Мої звернення».
Щоб працівнику переглянути інформацію про себе, у т. ч. – щодо свого трудового (страхового) стажу, потрібно завітати на вже знайомий нам портал електронних послуг Пенсійного фонду України. Вже наявну у фонду інформацію про ваші трудові відносини (як найманого працівника за основним місцем роботи) за даними персоніфікованого обліку ПФУ можна знайти в розділі «Електронна трудова книжка» в особистому кабінеті.
Додатково передбачено подання письмового звернення до ПФУ, звернення до найближчого сервісного центру або за номером гарячої телефонної лінії Головного управління Пенсійного фонду України у відповідній області чи місті Києві. Більше того, Пенсійним фондом України навіть розроблено мобільний додаток «ПФУ» для системи «Андроїд», який можна завантажити на Google Play. Завдяки ньому можна зі свого смартфону чи планшету отримати доступ до електронних сервісів Пенсійного фонду України та спілкуватися з фондом.
Немає коментарів:
Дописати коментар